Como en los aviones antes de iniciar un vuelo. Haz estas revisiones antes de enviar un nuevo e-mail de negocios.
El correo electrónico está todavía muy vivo en las pequeñas y medianas empresas. Es el alma de su jornada de trabajo y la forma principal en que se comunican los integrantes unos con otros...
Si mencionamos otras herramientas como los mensajes de texto, llamadas telefónicas y, en la actualidad, las redes sociales, no se comparan en valor para una empresa como los correos electrónicos.
Dicen por ahí que un negocio funciona a la velocidad que corran sus correos electrónicos. Lo utilizan para hablar de negocios, establecer tasas de pago e incluso contratar a personas.
Curiosamente, mientras que muchos empleados y trabajadores dependen de un e-mail, no siempre son buenos en ello.
Muchas personas envían correos electrónicos rápidamente sin pensar lo que están haciendo.
Los expertos recomiendan hacer un “chequeo de vuelo” de último minuto antes de enviar un correo electrónico. Éstas son seis recomendaciones.
1. ¿Lo estás enviando a la persona adecuada?
Esto es lo primero observas al abrir una ventana de correo nuevo, es el lugar donde escribes para quién será enviado. Asegúrate de comprobar el destinatario. Ha sucedido casos de personas que escriben un correo quejándose de una persona en específico y se lo terminan enviando a estas mismas. Otro error común es que el nombre de ese destinatario se parezca al de alguien más y por equivocación se escoja a la persona equivocada.
2. Listas con las personas adecuadas
En algunas ocasiones pasa que envías un correo a una lista de personas y puede ser que no todas ellas tenían algo que ver en ese asunto y, entonces, sólo llenas de correo basura las bandejas de entrada de los correos internos.
3. ¿Hay algo mal escrito?
¡No confíes en el corrector ortográfico! Cuando se trata de términos técnicos, los nombres, las empresas y la gramática, debes hacer una comprobación final para asegurarte de que todo es correcto en tu mensaje. Adquiere el hábito de la lectura a través de tu último mensaje y busca palabras mal escritas.
4. ¿Estás diciendo algo que puede ser malinterpretado?
El correo electrónico es un buen medio para el intercambio de información, al hacer preguntas o discutir el progreso de un proyecto. Es perfecto para la difusión de información de forma rápida y eficiente. Aunque no es la mejor opción para cualquier cosa remotamente controversial. Si estás enviando un mensaje que podría ser considerado ofensivo o cause conflicto, haz una llamada telefónica en su lugar. El correo electrónico es una mala “cancha” para confrontar a la gente.
5. ¿Tienes una línea de firma completa con teléfono y dirección?
Te sorprenderías de la frecuencia con la que la gente revisa los mensajes y mira hacia la firma. Si no hay, al menos, un número de teléfono y una dirección en tu mensaje, el destinatario no tiene ninguna manera de contactar contigo hoy... o en tres años a partir de ahora. La inclusión de una línea de la firma te hace lucir más oficial, legal y añade credibilidad.
6. ¿Estás seguro?
Antes de hacer clic en enviar, simplemente hazte esta pregunta de dos palabras: “¿estoy seguro?”. Si no estás realmente seguro de la dirección de correo, levanta el teléfono en su lugar. No envíes tu siguiente correo electrónico a menos que esté seguro de ello.
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Namasté